Ob operierende Roboter, vollautomatisierte Produktionen oder 3D-Druck – moderne Technologien ermöglichen uns heute Dinge, die wir vor einigen Jahren noch als fernste Zukunftsmusik bezeichnet hätten. Die fortschreitende Digitalisierung hält bei immer mehr Abläufen Einzug – sowohl in unserem privaten als auch beruflichen Umfeld. Kein Unternehmensbereich ist von dieser Veränderung ausgenommen. In der IT geht es schon lange nicht mehr nur darum, neue E-Mail-Accounts einzurichten oder den Drucker wieder zum Laufen zu bringen. Vielmehr nimmt die IT-Abteilung heute die Funktion eines ‚Multiplikators’ ein, der es sich zur Aufgabe gemacht hat, die Digitalisierung im Unternehmen voranzutreiben. Doch inwiefern fällt beispielsweise die Implementierung eines digitalen Mitarbeiterempfehlungsprogramms (MEP) in das Aufgabenfeld der IT-Abteilung eines Unternehmens?

Die Rolle der IT-Abteilung

Die Einführung einer cloudbasierten Lösung für Mitarbeiterempfehlungsprogramme ist denkbar einfach. Da die Lösung über den Browser verwendet wird, muss keine zusätzliche Software auf Firmenrechnern installiert werden. Dadurch hält sich auch die nötige Abstimmung mit der IT-Abteilung in Grenzen. Die Rolle der IT-Abteilung (als eigene Abteilung innerhalb des Personalwesens manchmal auch als HR IT bezeichnet) beschränkt sich in der Regel auf die Unterstützung bei der Integration des MEP mit dem bereits verwendeten Bewerbermanagementsystem (BMS). Falls gewünscht kommt hier noch die initiale Klärung von Fragestellungen zu Datenschutz und IT-Security hinzu. Wie stark die IT-Abteilung bei der Einführung eines solchen Programms eingebunden ist, hängt also stark von den Anforderungen des jeweiligen Unternehmens ab.

Aufgaben der IT-Abteilung bei der MEP-Implementierung

Welche konkreten Themen landen nun bei der IT-Abteilung auf dem Tisch? In der Regel beschäftigt sich die IT-Abteilung vorrangig mit den Themen Schnittstellen, Datenschutz und IT Security. Der Aufwand für die Umsetzung der einzelnen Themen hängt von den individuellen Anforderungen des Unternehmens ab, hält sich erfahrungsgemäß allerdings sehr in Grenzen.

1. SCHNITTSTELLEN
Technische Schnittstellen zwischen einer digitalen MEP-Lösung und vorhandenen BMS ermöglichen es, den neuen MEP-Prozess nahtlos in die vorhandenen Recruiting-Prozesse zu integrieren. Sie können insbesondere sicherstellen, dass Bewerber und Stellen nicht an zwei verschiedenen Stellen (MEP und BMS) gepflegt werden müssen, sondern dass diese Daten automatisch zwischen den Systemen synchronisiert werden.

Der Aufwand für die Inbetriebnahme solcher Schnittstellen hängt von den technischen Möglichkeiten ab, die das vorhandene BMS bietet. Viele bekannte BMS-Lösungen bieten standardisierte Schnittstellen, die eine rasche und sehr kostengünstige Integration ermöglichen. Kleinere oder höchst individualisierte BMS-Lösungen hingegen erfordern etwas mehr technische Abstimmung. Dabei kann je nach Aufstellung des Unternehmens und verwendetem BMS neben der internen IT-Abteilung auch der BMS-Anbieter selber und die für die BMS-Konfiguration verantwortliche HR-Abteilung eine Rolle spielen. Tatsächlicher Programmieraufwand auf Seiten des Unternehmens entsteht allerdings sehr selten. Häufiger müssen hier der BMS- oder MEP-Anbieter aktiv werden. Die interne IT-Abteilung ist nur dann gefragt, wenn diese die technische Verantwortung über das verwendete BMS trägt.

2. DATENSCHUTZ
Wie schon in einem anderen Artikel beschrieben, gewinnt das Thema Datenschutz für Unternehmen immer mehr an Relevanz. Meist werden vor der Einführung einer neuen Software die Datenschutzbestimmungen für diese Software von Seiten des Unternehmens geprüft. Dazu hält der Projektleiter des Unternehmens Rücksprache mit der verantwortlichen IT-Abteilung. Falls gewünscht wird auch ein Datenschutzbeauftragter hinzugezogen, um eine Datenschutzprüfung durchführen zu lassen. Ob und in welchem Umfang eine solche Prüfung in einem Unternehmen durchgeführt werden muss, hängt stark von dessen Compliance-Regelungen ab.

3. IT SECURITY
Mit einem Ein sogenannten Penetration Test (kurz: Pentest) kann die Sicherheit einer Software-Lösung überprüft werden. Dabei werden über einen vorher vereinbarten Zeitraum hinweg verschiedene manuelle und automatisierte Methoden angewendet, um typische und weniger typische Schwachstellen einer Software-Lösung zu identifizieren (lesen Sie hier mehr dazu). Die Durchführung eines solchen Tests ist keinesfalls für jedes Unternehmen obligatorisch, da dieser mit hohem Aufwand und Kosten verbunden ist. In Ausnahmefällen unterliegen große Unternehmen jedoch beispielsweise aus Compliance-Gründen der Pflicht, bei der Einführung einer Cloudlösung einen solchen Test durchführen zu lassen. Anbieter, die strengen Datenschutzbestimmungen folgen, führen diesen Test selbst regelmäßig durch, um ihren Kunden höchste Datensicherheit zu gewährleisten.

Kommunikation zwischen dem Softwareanbieter und der IT-Abteilung

Damit die Einführung reibungslos und ohne vermeidbare Verzögerungen abläuft, ist eine rege Kommunikation zwischen den einzelnen Parteien ausschlaggebend. Typischerweise gibt es auf beiden Seiten einen Projektmanager, der alle wichtigen Abläufe vorantreibt und für die technischen Aufgaben den Kontakt zwischen den jeweiligen Ansprechpersonen herstellt. Muss nun beispielsweise eine Schnittstelle in Betrieb genommen werden, werden die Projektleiter typischer Weise den Kontakt zwischen einem Entwickler auf Anbieterseite und der IT-Abteilung auf Unternehmensseite herstellen, damit diese sich gemeinsam über die notwendigen Schritte abstimmen.
Die Einbindung der IT-Abteilung ist also notwendig, der resultierende Aufwand hält sich bei strukturierter Herangehensweise jedoch in Grenzen und zahlt sich langfristig aus.

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